Les 7 techniques pour maîtriser un planning de conciergerie locative
Temps de lecture : 7 minutes
Aujourd’hui, on a voulu vous parler planning de conciergerie.
Pourquoi ? Car gérer une conciergerie locative, c’est gérer une activité opérationnelle.
Et qui dit opération, dit planification.
Donc le planning est l’outil que vous utilisez le plus (avec votre téléphone et votre voiture, mais ça c’est un autre sujet), car il vous assure de maintenir le cap.
Eh oui, sans lui, c’est comme si vous naviguiez sans boussole. 🧭
Puisqu’il a un impact sur toute la gestion de votre conciergerie locative, on ne peut donc pas le réduire à un simple tableau.
Car une fois créé, il faut savoir l’utiliser. Et il y des techniques pour ça.
C’est ce que nous allons avoir aujourd’hui.
Alors ? Prêt(e) à maîtriser le planning d’une conciergerie ?
Un planning de conciergerie : A quoi ça sert ?
La définition d’un planning (anglicisme) est : planification.
Planification dans le temps de vos missions opérationnelles, administratives et même personnelles.
Autrement dit, c’est un outil qui vous servira à vous organiser dans le temps. ⏰
Donc il doit vous permettre d’avoir une vue d’ensemble sur le passé, le présent et le futur de votre activité, pour réaliser vos objectifs à court, moyen et long terme.
Laissons de côté un peu la théorie et passons à la pratique.
Pour vous aider à y voir plus clair, nous vous avons construit un planning complet de conciergerie.
Vous pouvez le télécharger ci-dessous en laissant votre adresse email :
On vous laisse l’enregistrer et l’ouvrir.
On est bon ?
Maintenant, c’est parti pour la prise en main.
Que contient mon planning de conciergerie ?
Votre quotidien est rythmé par l’occupation des logements.
De cette occupation en découle des missions de conciergeries qui assurent la rotation des séjours.
(De manière très très simple : Je prépare le logement, j’encadre l’arrivée puis la sortie, je fais le nettoyage et je recommence.)
Dans votre fichier, vous constaterez que l’occupation et les opérations ont été séparées en deux plannings.
Pourquoi ? C’est ce que nous allons voir.
Que contient mon planning d’occupation ?
Dans cet onglet, on vous a préparé les logements, le calendrier 2022, et une légende.
C’est ici que vous visualiserez tous vos séjours. 👀
Ici, vous allez être tenté de vouloir ajouter toutes les informations du séjour.
On vous le déconseille fortement.
Car vous risquez de noyer l’information et perdre en clarté.
Mais soyez sans crainte, un autre tableau est prévu à cet effet.
On vous explique tout ça plus bas. 👇
Que contient mon planning opérationnel ?
C’est dans ces onglets que vous gérerez l’ensemble de vos missions.
A l’inverse du planning d’occupation, vous pourrez y ajouter un maximum d’éléments.
(Sans pour autant que cela relève du casse-tête pour vous y retrouver, hein ? 😆)
Pour suivre l’objectif d’avoir un tableau toujours clair, le planning opérationnel est divisé en deux onglets : une vue d’ensemble et des listes plus détaillées.
La vue d’ensemble de mon planning de conciergerie
Cette vue d’ensemble est découpée par jour et par heure, tel un zoom que l’on ferait de votre journée.
C’est ici que vous pourrez planifier vos missions de conciergerie récurrentes (arrivées, départs, ménage) ou alors vos missions ponctuelles (petites réparations, intendance, gardiennage).
Les listes détaillées des missions de conciergerie
Ces listes vous permettront d’élargir le champ d’information dont vous avez besoin durant les missions.
Trois onglets sont dédiés à vos missions récurrentes : les départs, les arrivées et les ménages.
Dans ces onglets, vous y ajouterez des informations utiles telles que :
– La date et l’heure de la mission
– Les coordonnées des voyageurs
– Le nombre de locataire
– Le chargé de la mission
– Un statut de la mission
– Un champ commentaire libre
Maintenant que vous avez pris connaissance de votre fichier, allons apprendre à planifier vos opérations comme des champion(e)s. 🥇
Comment gérer les opérations avec mon planning de conciergerie ?
De manière générale, pour être efficace dans la planification, il est essentiel de définir la durée d’une mission.
C’est particulièrement important en conciergerie locative car la durée d’une mission varie en fonction des caractéristiques d’une propriété.
C’est pourquoi nous allons nous lancer dans un petit exercice et apprendre à définir la durée minimale d’une mission.
Pour la déterminer, il va vous falloir lister chaque tâche à réaliser pour accomplir cette mission et ainsi éditer des listes de vérification. ✅
Quel est l’intérêt d’une liste de vérification dans un planning de conciergerie ?
Nous vous avons créé un onglet pour gérer vos listes de vérification pour deux raisons.
La première, c’est qu’une fois que vous avez réalisé ces listes, vous serez en mesure d’associer une durée à chaque tâche de votre mission de conciergerie.
Pour cela, chronométrez-vous durant son exécution et saisissez ce temps dans le tableau.
La seconde, c’est que ces listes vous permettront d’établir vos protocoles de mission.
Ainsi, vous pourrez les fournir à vos collaborateurs ou à vos prestataires, pour qu’ils puissent auto-contrôler leur travail.
Vos procédures seront ainsi respectées et votre charge mentale allégée.
Vos listes sont prêtes ?
Allons déterminer la durée probables de vos missions.
Durée qui vous servira à remplir votre planning opérationnel.
Comment déterminer la durée probable pour planifier mes missions de conciergerie ?
La durée probable prend en compte les éléments négatifs qui peuvent arriver en mission.
Le but est de déterminer la durée générale d’une mission incluant une réserve de temps en cas de problème ou de retard d’exécution.
Pour la fixer, vous devez calculer la moyenne entre :
La durée optimiste d’une mission :
Les voyageurs sont arrivés pile poil à l’heure et j’ai même eu le temps de boire un café en partant. 🥳
La durée pessimiste d’une mission :
Les voyageurs sont partis en laissant la propriété dans un état déplorable. 🤯
La durée minimale d’une mission :
C’est tout simplement le résultat de vos tâches chronométrées ⏱
Passons à un cas pratico-pratique. 🧑🏫
Et prenons l’exemple d’une mission de ménage d’un T2 :
Quelle est le durée optimiste ? 45 minutes
Et la durée pessimiste ? 90 minutes
Quelle est la somme de ma liste de tâches ? 50 minutes
(durée optimiste: 45 + durée pessimiste: 90 + durée minimale: 50) / 3
Durée de la tâche: 61 minutes
Vous utiliserez cette durée pour remplir votre planning opérationnel.
Nous verrons ça, juste après. ⬇️
Mais avant d’y arriver, nous vous conseillons fortement d’effectuer cet exercice, même s’ il peut sembler chronophage au départ. A la fin, vous remercierez l’univers de l’avoir fait. 🙌
En effet, définir la durée d’une mission vous permettra de calculer des ratios comme le prix au M2 d’un ménage pour chaque propriété.
C’est un moyen d’avoir une meilleure maîtrise de vos coûts donc d’avoir des prix de ventes ultra rentables.
Bon et maintenant ? Et si nous l’utilisons ce (super) planning ? 🏌️
Comment mettre à jour mon planning de conciergerie ?
Pour commencer, il faut garder en tête qu’en conciergerie, votre planning est vivant. 🌱
Eh oui, il évolue sans cesse en fonction de vos clients propriétaires, de vos équipes ou prestataires et des locataires.
C’est donc primordial de s’imposer une certaine rigueur pour le maintenir à jour.
Pour que des automatismes puissent se créer, vous devez appliquer des procédures. (eh oui, encore) 🙂
En voici quelques exemples. 👇
Quelles procédures dois-je appliquer pour tenir à jour mon planning de conciergerie ?
La procédure de réservation – Au moment de la réservation :
Étape 1 : Je crée mon séjour
En premier lieu, j’ouvre mon planning d’occupation et je crée le séjour en vérifiant bien avoir saisi la bonne date de début et de fin de séjour. Et en respectant ma légende.
Étape 2 : Je positionne mes missions
Ensuite, j’ouvre mon planning des opérations et je crée mon arrivée, mon ménage et mon départ. (Toujours en respectant ma légende)
Étape 3 : Je confirme la réservation
J’envoie une confirmation par mail ou sms à mes voyageurs et/ou à mon propriétaire pour les informer que tout est bien pris en compte par la conciergerie.
La procédure de pré-séjour – Une semaine avant l’arrivée:
Étape 4 : Je planifie mes missions
J’ouvre mon planning des opérations.
J’assigne les missions de conciergerie à mes collaborateurs ou à mes prestataires.
Je positionne les missions dans la vue d’ensemble de mon planning d’occupation en respectant la durée probable de la mission.
Étape 5 : Je contacte les locataires
D’abord, je commence à sonder les heures d’arrivées de mes locataires.
Je modifie en conséquence mon planning.
J’avertis tout changement à mes équipes.
La procédure du jour des opérations – J
Étape 6 : Je contacte les locataires
Je valide les heures fournies de la veille.
Je modifie en conséquence mon planning.
J’avertis tout changement à mes équipes.
Étape 7 : Je contacte mes équipes
Et maintenant, je fais un point en fin de mission.
Puis je note les signalements de problèmes.
Et je mets à jour mon planning !
Bien évidemment, ces procédures de planning de conciergerie sont non exhaustives. 😉
Elles vont varier en fonction de votre business model et de la façon dont vous voulez gérer votre activité.
Conclusion
Vous voilà prêt à maîtriser le planning d’une conciergerie locative.
Ces premières bases vont vous permettre d’adopter les bonnes techniques pour planifier vos missions sans difficultés.
Mais rapidement, vous risquez de remarquer une certaine redondance dans vos actions lorsque vous mettrez à jour votre planning.
D’autant plus lorsque votre parc de logements commencera à croître.
Au bout d’un moment, vous n’aurez tout simplement plus le temps de saisir manuellement votre planning de conciergerie.
La bonne nouvelle, c’est qu’un autre outil de planification beaucoup plus performant existe.
Un outil qui :
Importe automatiquement vos réservations.
Planifie automatiquement vos missions et les envoie à vos équipes.
Gère vos communications avec vos voyageurs.
Le tout en quelques clics. 🚀
En bref, un outil qui vous fera gagner du temps. Beaucoup de temps.
Du temps à réinvestir sur les voyageurs en leur proposant des services additionnels.
Du temps pour aller signer de nouveaux clients propriétaires.
Mais surtout, du temps pour vous, vos amis ou votre famille.
Si vous êtes prêt(e) à passer à l’étape supérieure, on se retrouve très vite ici :
Je veux tester un vrai logiciel de conciergerie
Pour celles et ceux qui veulent y aller tranquillement, on vous souhaite une bonne utilisation de votre planning flambant neuf. 🔥
A très vite,
🌈 La Team Jana